É com base nessa informação de estoque, que o Livro de Inventário de sua empresa é escriturado pela contabilidade. 

 

Cada entrada e cada saída de mercadorias devem ser registradas no seu sistema. Com base nessas informações é que o sistema de sua empresa irá controlar o estoque. 

 

Se sua empresa realiza atividades industriais, seu sistema deve controlar a entrada de matérias-primas e insumos, a transformação deles e a venda do produto acabado, devendo sempre controlar o estoque em cada etapa do processo produtivo. Ou seja, seu sistema deve ser capaz de controlar o estoque de insumos (matérias-primas, embalagens etc) e produtos acabados.

 

Se sua empresa é um comércio, o controle é mais simples. Seu sistema deve controlar apenas o estoque de mercadorias através das entradas e saídas. 

 

É importantíssimo também que seja feita uma contagem de estoque físico – popularmente chamado balanço geral – verificando se há diferença entre o estoque físico e o que consta em seu sistema. 

 

Em ações fiscais, os auditores da Secretaria Estadual da Fazenda podem fazer contagem física de estoque e confrontar com o livro de inventário do ano anterior e com as notas de entrada e saída do período fiscalizado. Ou seja, com base no inventário anterior e nas notas de entradas e de saídas, a fiscalização consegue checar se há diferença em seu estoque. Tanto as diferenças para mais como diferenças para menos SÃO PASSÍVEIS DE MULTA. A contagem física é o momento de efetuar ajustes de diferenças existentes em seu estoque. A própria legislação prevê a emissão de Nota Fiscal para baixa de estoque por perda ou deterioração. Veja abaixo os procedimentos para emitir uma nota fiscal para baixar seu estoque:

 

1) Diferenças de Estoque PARA MENOS (a quantidade apurada na contagem física é MENOR que a que consta no sistema):

Esse tipo de diferença, quando apurada por Autoridade Fiscal, pode ser presumida como saída de mercadoria sem emissão de Notas Fiscais, e sujeita a empresa à multa punitiva. Daí a importância de uma contagem frequente de estoque e atualização das informações no sistema. No momento em que for detectada a diferença, a legislação prevê a possibilidade de emissão de uma Nota Fiscal de saída com o CFOP 5.927, Lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração. As mercadorias deverão ser lançadas na Nota Fiscal a preço de CUSTO.

 

2) Diferenças de Estoque PARA MAIS (a quantidade apurada na contagem física é MAIOR que a que consta no sistema)

Esse tipo de situação, quando apurada por autoridade fiscal, é presumida como ENTRADA de mercadorias sem Nota Fiscal. Também sujeita a empresa à multa.

Não há meios de se regularizar esse tipo de situação, a não ser localizando a Nota Fiscal de entrada da respectiva mercadoria.

 

 

SEU SISTEMA EXIGE PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS PARA GERAR INVENTÁRIO?

Alguns programas exigem que seja efetuado um processamento para gravação do estoque exatamente no dia em que você deseja saber o estoque. Ou seja, não permitem apurar o estoque, por exemplo, de 31/12/2014 após esse dia. Recomendamos consultar com o suporte do seu sistema os procedimentos para apuração do Inventário em 31/12 (ou ao final de cada trimestre, se Lucro Real Trimestral). 

 

O objetivo de tudo isso é que o arquivo do Sintegra ou Sped Fiscal (conforme o caso da empresa) contenha informações do inventário (estoque) exatamente do dia em 31/12 (ou do último dia de cada trimestre, se Lucro Real), e que esteja coerente com o seu estoque físico, que poderá ser conferido em uma Ação Fiscal.

 

 

LIVRO DE INVENTÁRIO 

O livro Registro de Inventário será utilizado por todos os estabelecimentos que mantiverem mercadorias em estoque.

Mesmo os contribuintes optantes pelo Simples Nacional são obrigados à escrituração do livro Registro de Inventário.

 

MERCADORIAS ESCRITURADAS

O livro Registro de Inventário destina-se a arrolar, pelos seus valores e com especificações que permitam sua perfeita identificação, em relação às mercadorias existentes no estabelecimento na data do balanço:

- as mercadorias;

- as matérias-primas;

- os produtos intermediários;

- os materiais de embalagem;

- os produtos manufaturados;

- os produtos em fabricação.

 

 

Não há previsão legal para escrituração, no livro Registro de Inventário, de materiais de uso e consumo ou de bens destinados ao ativo imobilizado.

 

 

No inventário devem constar, também, separadamente, os itens (mercadorias, as matérias-primas, os produtos intermediários, os materiais de embalagem e os produtos manufaturados) de acordo com a posse / propriedade, da seguinte forma:

 

- itens pertencentes ao estabelecimento, em poder de terceiros;

- itens de terceiros, em poder do estabelecimento; e

- obviamente, itens pertencentes ao estabelecimento em seu próprio poder.

 

ORDEM EM QUE OS ITENS DEVEM CONSTAR NO LIVRO

Caso a empresa não faça Sped Fiscal, deve escriturar o Livro de Inventário, que muitas vezes é gerado pelo sistema da própria empresa.

O relatório deve ser feito por grupo, sendo o agrupamento da seguinte forma:

- Se o estabelecimento for contribuinte do IPI (industrial), segundo a ordenação da tabela prevista na legislação do IPI (por NCM);

- De acordo com a situação tributária a que estejam sujeitas as operações com as mercadorias, tais como tributadas (por alíquota), não tributadas, isentas.

 

FORMA DE PREENCHIMENTO DO LIVRO

Os lançamentos serão feitos nas colunas próprias, da seguinte forma:

- coluna "Classificação Fiscal": a indicação relacionada com o código da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), que constitui a nova Nomenclatura Brasileira de Mercadorias baseada no Sistema Harmonizado (NBM/SH). Esta exigência só se aplica a estabelecimento industrial ou equiparado a industrial;

- coluna "Discriminação": especificação que permita a perfeita identificação das mercadorias, tais como: espécie, marca, tipo, modelo;

- coluna "Quantidade": quantidade em estoque na data do balanço;

- coluna "Unidade": especificação da unidade (quilogramas, metros, litros, dúzias, etc.), de acordo com a legislação do IPI;

- coluna "Valor Unitário": valor de cada unidade de mercadoria pelo custo de aquisição ou de fabricação, ou pelo preço corrente de mercado ou de bolsa, prevalecendo o critério de valoração pelo preço corrente, quando este for inferior ao preço de custo, sendo que, no caso de matérias-primas ou produtos em fabricação, o valor será o de seu preço de custo;

- coluna "Valor Parcial": valor correspondente ao resultado da multiplicação da quantidade pelo valor unitário;

- coluna "Valor Total": valor correspondente ao somatório dos valores parciais constantes no mesmo código de classificação fiscal;

- coluna "Observações": informações diversas.

 

Após o arrolamento, deverá ser consignado o valor total de cada grupo e, ainda, o total geral do estoque existente.

 

Não existindo estoque, o contribuinte mencionará esse fato na primeira linha, após preencher o cabeçalho da página.

 

 

MOMENTO DA ESCRITURAÇÃO DO LIVRO REGISTRO DE INVENTARIO 

Frise-se que as empresas sujeitas ao regime de tributação do Lucro Real, em relação ao Imposto de Renda, efetuam o balanço ao fim da cada período de apuração - que pode ser mensal / anual ou trimestral. Já as empresas sujeitas aos demais regimes de tributação efetuam o balanço anualmente, ao final do exercício.